Mukaan toimintaan?

Puheenjohtaja

• Yhdistyksen toiminnan johtaminen ja yhdistyksen edustaminen
• Toiminnan suunnittelu ja kehittäminen
• Päätösten valvominen
• Sopimusten allekirjoittaminen

Hallituksen toiminnan johtaminen

• Kokousten valmistelu
• Kokouskutsun ja esityslistan laatiminen yhdessä sihteerin kanssa
• Kokousten johtaminen
• Päätösten toimeenpaneminen ja valvonta
• Työskentelyn organisointi ja tehtävien jakaminen

Yhdistyksen kokoukset

• Kokousten valmistelu hallituksen johdolla
• Kokousten avaus
• Päätös asioiden esittelijänä toimiminen
• Päätösten toimeenpano hallituksen johdolla

Varapuheenjohtaja

• Toimii puheenjohtajan varahenkilönä
• Vastaa yhteistyösopimuksista
• Aluevastaavien “esihenkilö”

Sihteeri

• Pöytäkirjojen laatiminen hallituksen kokouksista
• Vuosikertomuksen luonnoksen laatiminen yhdessä hallituksen kanssa
• Toimintasuunnitelman luonnoksen laatiminen yhdessä hallituksen kanssa
• Kokousten valmistelu: kutsun lähettäminen, esityslistan valmistelu yhdessä pj:n kanssa
• Tilinpäätöksessä tarvittavien papereiden toimittaminen tilintarkastajalle

Rahastonhoitaja

• Hoitaa yhdistyksen maksuliikenteen ja myyntilaskujen laatimisen
• Maksaa palkkiot ja kulukorvaukset
• Laatii kirjanpidon ja tilinpäätöksen

Jäsensihteeri

• Vastaa jäsenrekisterin ylläpidosta, jäsenmaksujen lähettämisestä sekä eronneiden jäsenstatusten päivittämisestä jäsenrekisteriin sekä foorumille
• Toimittaa listat lähetettävistä korteista kortti toimittajalle

Toimihenkilöt

Messuvastaava

• Messuihin ilmoittautuminen messujen omissa järjestelmissä. Messu tietojen ja ohjeiden jakaminen asianosaisille
• Autojen etsiminen, autojen omistajien ohjeistaminen
• Messuvastaava on itse koko tapahtuman paikalla ja hoitaa asioita henkilökohtaisesti, tai hoitaa messuille päävastuuhenkilön
• Messuosaston suunnittelu, kerhon tavaroiden ja autojen sijoittelu annettuun osastoon/osasto kokoon
• Yhteydenotto messurakentajaan tulevista messuista (matto- ja trussimäärien sekä työntekijöiden varaus firman sisällä messu viikonlopulle vaikka tarkkoja neliö- ja metrimääriä ei tiedossa). Messurakentajan kanssa keskustelu rakennus päivään asti ja ohjeistaminen tarkoista neliöistä ja metreistä ja itse rakennuspaikasta (osasto) kun viralliset kartat ovat saatavilla messu järjestäjältä. Messurakennuspäivänä koko päivän päivystys puhelimen ääressä ongelmatilanteiden ja kysymysten varalta.

Ratapäivävastaava

• Sopii hallituksen kanssa ratapäivä-tapahtumien järjestämisen reunaehdot ja budjetin
• Suunnitelee vuoden ratapäivä-tapahtumakalenterin, kontaktoi ajoissa ratojen toimihenkilöt ja hoitaa varaukset
• Osoittaa jokaiselle ratapäivälle vastuuhenkilön järjestämään tapahtuman järjestelyt, joka voi sovittaessa hoitaa myös koko tapahtuman järjestämiseen liittyvät asiat
• Ratapäivävastaava hoitaa viime kädessä itse tapahtuman järjestämisen, mikäli siihen ei vastuuhenkilöä saada muualta
• Tapahtumien mahdollisen hinaus- ja ensivastetarpeen järjestäminen onnettomuuksia varten, esim. VPK ja huolehtii tarvittavista viranomaisilmoituksista
• Tapahtumien ilmoittaminen foorumilla ja somessa, sekä varmistaa riittävä näkyvyys, että ihmiset löytävät tapahtuman
• Ratapäivälaatikon (tarvelaatikko + merkkiliput) ylläpito ja toimittaminen tapahtumiin missä tarvitaan
• (Tapahtuman vastuuhenkilönä toimiminen)
  • Ratapäivän aikataulun, ajovuorojen, kulkureittien ja vastuuvapaus/ilmoittautumiskaavakkeiden vastaanoton suunnittelu
  • Mahdollisten talkoolaisten värvääminen eri toimenkuviin
  • Ratahenkilökunnan kanssa operointi tapahtuman aikana
  • Ensivasteen kanssa yhteistyö tapahtuman aikana
  • Tapahtuman turvallisuuden ja järjestyksen varmistaminen
  • Kuljettajakokouksen pitäminen ja ohjeiden/sääntöjen vieminen osallistujien tietoon

Tuotevastaava

• Hankkii BTCF Ry:n ja Bimmerpartyjen kerhotuotteet, varastoi ne ja toimittaa jäsenille
• Tuotevastaava hoitaa verkkokaupan sekä Bimmerpartyilla vastaa tuotemyynnistä
• Toimeen valitaan yksi vastuuhenkilö, mutta mukana voi olla muita henkilöitä auttamassa

Tiedottaja

• Ylläpitää yhdistyksen somesivuja, luo tai etsii somepostauksiin materiaalit
• Kerää muilta toimihenkilöiltä sekä foorumilta someen nostettavista tapahtumista tiedot
• Tiedottaa yhdistyksen tapahtumista (messut, ratapäivät, aluetapahtumat)

Bimmerparty-työryhmä/pääjärjestäjä

• Vastaa tapahtuman järjestelyistä, tapahtuman pääjärjestäjä nimetään yhdistyksen syyskokouksessa. Pääjärjestäjä tuo hallitukselle työryhmän jäsenistä esityksen mikäli se muuttuu
• Pääjärjestäjä tiedottaa hallitusta säännöllisesti tapahtuman järjestämiseen liittyvistä asioista ja esittää hallitukselle päätettävät asiat
• Pääjärjestäjällä ei ole juridista vastuuta eikä hän voi tehdä taloudellisia päätöksiä

Aluevastaava

• Aluevastaava toimii oman alueensa toiminnan vastuuhenkilönä ja yhteyshenkilönä yhdistyksen hallituksen sekä paikallisten jäsenten välillä
• Vastaa alueensa toiminnan suunnittelusta ja koordinoinnista
• Huolehtii alueen tapahtumien tiedottamisesta yhdessä viestintäkanavien ylläpitäjien kanssa
• Edustaa yhdistystä paikallisissa tapahtumissa sekä yhteistyökumppanien suuntaan
• Raportoi alueen toiminnasta hallitukselle, vastaa alue tuesta ja sen käytöstä
• Hoitaa alueelliseen toimintaan liittyvät varaukset tai nimeää aktiivin hoitamaan asian puolestaan
• Rekrytoi ja tukee alueaktiiveita

Alueaktiivi

• Alueaktiivi toimii aluevastaavan tukena ja osallistuu käytännön toiminnan järjestämiseen
• Auttaa tapahtumien suunnittelussa ja toteutuksessa
• Toimii tapahtumissa järjestely tehtävissä (esim. ilmoittautumiset, opastus, kaluston järjestely)
• Ideoi uusia tapahtumia ja toimintamuotoja alueelle, esim. korjaamoillat, muu yhdistävä tekeminen
• Edistää yhteisöllisyyttä ja uusien jäsenten mukaan tulemista
• Jakaa tietoa alueen toiminnasta jäsenille
• Voi toimia yhteyshenkilönä tietyn tapahtuman tai projektin osalta aluevastaavan pyynnöstä